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LE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONFORMÉMENT À LA LOI 25 EST :
Christian Turcotte
Vice-président Finance
[email protected]
514-437-9999 Poste : 1002
ITC Technologies, spécialiste en CVCA avec plus de 40 ans d'expérience, a mené à bien des projets d'envergure pour des bâtiments résidentiels, institutionnels, commerciaux et industriels à travers le Québec.
L'entreprise distribue une gamme variée d'appareils de CVCA pour répondre aux besoins en chauffage, ventilation et climatisation, y compris des équipements spécialisés tels que des déshumidificateurs, des thermopompes et des refroidisseurs.
Nos spécialistes se déplacent partout au Québec, autant dans l'Est du Québec, sur la Côte-Nord, au Saguenay–Lac-St-Jean et en Beauce, soutenus par des consultants dans chaque région pour une assistance rapide.
Notre politique de protection des renseignements personnels décrit nos normes de collecte, d'utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels en notre possession. Elle explique également les rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de vie des renseignements personnels. Enfin, notre politique explique les façons dont nous protégeons renseignements personnels en notre possession et le droit d'accès de leur propriétaire à ceux-ci.
Aux fins de cet énoncé en matière de confidentialité, le terme « renseignements personnels » s'entend des renseignements qui concernent un individu identifiable, tel que le définissent plus spécifiquement les lois applicables en matière de protection de la vie privée.
ITC Technologies se conforme aux exigences de la loi 25 et adhère donc à la définition de celle-ci. En conséquent, un renseignement personnel est tout renseignement, soit pris seul ou en combinaison avec d'autres renseignements disponibles, concernant un individu et qui permet de l'identifier, tel que des renseignements sur sa situation financière, son mode de vie ou sa santé.
Toutefois, le nom d'un individu, de même que ses coordonnées professionnelles, soient son titre, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique professionnelle ne sont pas des renseignements personnels.
Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.
ITC Technologies est responsable de tous les renseignements personnels qu'elle a en sa possession ou dont elle a la gestion, notamment les renseignements personnels que nous recevons directement – par exemple, de clients et de membres du personnel de ITC Technologies.
ITC Technologies adhère aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité. Nous avons donc réalisé une appréciation des risques cyber sur nos actifs TI, et avons développé une stratégie de gestion du risque cyber visant à appliquer une série de mesures d'atténuation pour protéger nos actifs TI, incluant les renseignements personnels.
Nous avons également assigné un responsable de la protection des renseignements personnels et nommé un responsable de la cybersécurité. De concert, ces deux personnes assurent la surveillance de la protection de la vie privée et des renseignements personnels pour le compte de ITC Technologies. Nous avons également publié sur notre site internet et informé notre personnel de l'existence de notre Politique de confidentialité et de nos Politiques et pratiques de gouvernance à l'égard des renseignements personnels, ainsi que du rôle que chacun doit jouer pour assurer la protection des renseignements personnels de nos clients et des membres de notre équipe.
Si vous avez des questions en ce qui concerne nos pratiques en cette matière, n'hésitez pas à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, à l'adresse [email protected] ou au 514-437-9999 poste 1002.
ITC Technologies recueille, utilise et communique des renseignements personnels concernant les membres de son équipe, afin de se conformer aux lois, aux règlements et aux normes professionnelles; de leur procurer des avantages; d'administrer des outils de gestion du rendement; d'administrer, de gérer, de surveiller et de faire respecter les programmes et les politiques de ITC Technologies et ses relations avec ses employés; et, de façon générale, d'établir et de gérer les liens d'emploi ou d'association ou d'y mettre fin.
ITC Technologies est également susceptible de recueillir, d'utiliser et de communiquer des renseignements personnels concernant les personnes qui sollicitent un emploi chez ITC Technologies.
ITC Technologies recueille et utilise également les informations bancaires de ses clients et ses fournisseurs afin de faire des transactions avec ceux-ci.
Il se peut que des renseignements personnels soient recueillis sans que les personnes concernées en soient avisées ou sans qu'elles donnent leur consentement, dans la mesure permise par la loi.
ITC Technologies utilise des services infonuagiques. Il est donc possible que ITC Technologies héberge des renseignements personnels appartenant aux employés et/ou clients des bénéficiaires de ces services infonuagiques. Les fins d'utilisation et les responsabilités de protection de ces renseignements personnels demeurent associées et imputables aux bénéficiaires de ces services infonuagiques.
ITC Technologies s'assure d'obtenir le consentement des personnes concernées avant de recueillir, d'utiliser ou de communiquer les renseignements personnels, sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi.
ITC Technologies recueille par des moyens légitimes et légaux seulement les renseignements personnels qu'elle peut raisonnablement juger nécessaires pour pouvoir rencontrer ses obligations légales, offrir ses services et pour exercer ses activités.
ITC Technologies utilise et communique des renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles elle a obtenu le consentement de son propriétaire, ou conformément à ce que permet ou exige la loi. Si ITC Technologies requiert le besoin d'utiliser ou de communiquer des renseignements personnels concernant une personne en vue d'une fin qui n'aurait pas été́ signalée précédemment, ITC Technologies demandera au préalable le consentement de la personne concernée, à moins que la loi exige ou permette d'utiliser ou de communiquer les renseignements personnels sans obtenir le consentement de la personne.
Nous ne conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi. Tous les dossiers des ressources humaines et les autres dossiers qui contiennent des renseignements personnels concernant les employés de ITC Technologies sont détruits lorsque ces renseignements ne peuvent plus être raisonnablement considérés comme nécessaires à des fins légales, réglementaires ou administratives.
Dans le but de s'assurer que les renseignements personnels recueillis soient pertinents aux fins auxquelles ceux-ci sont utilisés, ITC Technologies effectue des efforts raisonnables pour maintenir l'intégrité des renseignements personnels de particuliers et d'en faire une mise à jour régulière.
Pour faire une demande de rectification, les personnes concernées par les renseignements personnels recueillis doivent communiquer par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels.
ITC Technologies s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle détient. ITC Technologies adhère aux bonnes pratiques en matière de cyber sécurité.
Une appréciation des risques cyber sur nos actifs TI a été complétée et est révisée régulièrement, et une stratégie de gestion du risque cyber a été développée visant à définir et appliquer une série de mesures d'atténuation de risque pour protéger nos actifs TI incluant les renseignements personnels que nous conservons.
Sur demande, ITC Technologies pourra mettre à la disposition sa Politique de confidentialité et ses Politiques et pratiques de gouvernance à l'égard des renseignements personnels. ITC Technologies s'engage également à répondre à toute demande d'information soumise par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels touchant les questions en lien avec ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels.
Une personne peut examiner ses renseignements personnels qui sont en notre possession et en obtenir une copie. À cette fin, elle doit communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels.
Le droit d'accéder aux renseignements personnels est assujetti à certaines restrictions légales, et nous prendrons les mesures raisonnables pour vérifier la pertinence de la demande et l'identité d'un individu avant de lui donner cet accès.
Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours. Si une personne a quelque inquiétude en matière d'accès, nous l'encourageons à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, à l'adresse [email protected] ou au 514-437-9999 poste 1002.
Nous savons qu'il est important d'assurer la protection de la vie privée et des renseignements personnels des personnes concernées. Si vous avez des questions ou des préoccupations quant au respect de votre vie privée et de vos renseignements personnels, et quant au rôle que nous jouons à cette fin, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, à l'adresse [email protected] ou au 514-437-9999 poste 1002.
ITC Technologies a mis en place une procédure relative à la réception et au traitement des plaintes concernant la présente politique et ses pratiques de traitement des renseignements personnels. Un particulier sur qui ITC Technologies possède des renseignements personnels peut se plaindre du non-respect de la présente politique. Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse figurant ci-dessus. Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours.
Si un particulier n'est pas satisfait de la réponse de ITC Technologies à une plainte ou des politiques et pratiques de ITC Technologies en matière de traitement des renseignements personnels, il peut déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec sur le site Web du Commissaire au https://www.cai.gouv.qc.ca.
La présente politique doit être revue tous les trois ans. Elle devra également être mise à jour lors de tout changement substantiel apporté à la législation ou aux exigences réglementaires.
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La protection de la vie privée et des renseignements personnels sont importants au sein de notre entreprise.
Soyez assurés que nous avons pris toutes les dispositions nécessaires.
Si vous avez des questions, vous pouvez contacter Monsieur Christian Turcotte, vice-président Finance, qui est responsable de la protection des renseignements personnels sur son courriel : [email protected].
Pour consulter notre politique de renseignements personnels, veuillez cliquer ici.